Chính sách bảo mật

Phiên bản 2.0 — có hiệu lực từ ngày 13/10/2026. Chính sách này áp dụng cho website cosmiai.com, ứng dụng app.cosmiai.com và API api.cosmiai.com (gọi chung là "CosmiAI"). Chính sách được lập theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

1. Ai xử lý dữ liệu của bạn

CosmiAI do CÔNG TY TNHH ERPFIT ("ERPFit", "chúng tôi") vận hành — mã số thuế 0317567782, địa chỉ 134/33C Nguyễn Thị Thập, Phường Tân Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Liên hệ về dữ liệu cá nhân: [email protected].

CosmiAI là công cụ làm việc cho tổ chức. Có hai vai trò khác nhau:

Với dữ liệu tài khoản (họ tên, email, đăng nhập) và dữ liệu website, ERPFit là bên kiểm soát dữ liệu.
Với nội dung trong một workspace (tin nhắn, tệp, tài liệu, hồ sơ nhân sự), tổ chức sở hữu workspace là bên kiểm soát dữ liệu. ERPFit chỉ xử lý nội dung đó theo chỉ dẫn của tổ chức để cung cấp dịch vụ. Yêu cầu về nội dung này nên gửi trước tới quản trị viên workspace; chúng tôi hỗ trợ tổ chức thực hiện.

2. Dữ liệu chúng tôi xử lý

Tài khoản: họ tên, email, mật khẩu (chỉ lưu dạng băm), và thông tin bạn tự thêm như số điện thoại, ảnh đại diện, ảnh bìa, giới tính, ngày sinh, giới thiệu. Chúng tôi cũng ghi lại thời điểm và phiên bản Điều khoản, Chính sách mà bạn đã đồng ý.
Phiên đăng nhập và bảo mật: địa chỉ IP, thông tin trình duyệt/thiết bị, thời điểm đăng nhập.
Nội dung bạn tạo: tin nhắn, tệp, tài liệu, bình luận, cảm xúc, bình chọn, công việc.
Danh bạ và quan hệ: kết nối giữa người dùng, thẻ phân loại liên hệ.
Hoạt động: trạng thái trực tuyến, lần hoạt động gần nhất, trạng thái đã đọc, thông báo.
Cuộc gọi: thời điểm, thời lượng và người tham gia; bản ghi âm/ghi hình chỉ khi một người tham gia chủ động ghi.
Nhân sự (khi tổ chức dùng mô-đun nhân sự): thông tin nhân viên, chấm công (có thể kèm vị trí khi chấm công theo địa điểm), nghỉ phép, đánh giá, bảng lương. Dữ liệu này do tổ chức nhập và quản lý.
Biểu mẫu liên hệ trên cosmiai.com: họ tên, email, tên công ty, nội dung. Thông tin được chuyển tới hộp thư liên hệ của chúng tôi để trả lời và không được lưu vào cơ sở dữ liệu của CosmiAI.

Chúng tôi không dùng công cụ phân tích hay quảng cáo của bên thứ ba trên CosmiAI, và chỉ dùng cookie cần thiết để duy trì phiên đăng nhập.

3. Mục đích và căn cứ xử lý

Cung cấp dịch vụ bạn hoặc tổ chức của bạn đã đăng ký: tạo tài khoản, nhắn tin, gọi, lưu tệp, tìm kiếm — căn cứ là sự đồng ý của bạn khi đăng ký và hợp đồng dịch vụ.
Bảo mật tài khoản, phát hiện và ngăn chặn lạm dụng.
Gửi email cần thiết: xác minh email, lời mời tham gia workspace, đặt lại mật khẩu, bản tóm tắt thông báo nếu bạn bật.
Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân, không dùng dữ liệu để quảng cáo và không dùng nội dung workspace để huấn luyện mô hình AI.

4. Nơi lưu trữ và bên xử lý

Cơ sở dữ liệu và tệp của CosmiAI được lưu trên máy chủ do ERPFit vận hành tại Việt Nam. Máy chủ chuyển tiếp cuộc gọi (turn.cosmiai.com) cũng đặt tại Việt Nam.

Các bên xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi:

Cloudflare, Inc. (Hoa Kỳ): tên miền, mã hoá TLS và đường truyền tới máy chủ. Mọi truy cập tới CosmiAI đi qua mạng của Cloudflare. Cloudflare cũng chuyển tiếp thư gửi tới các địa chỉ @cosmiai.com.
Resend, Inc. (Hoa Kỳ): gửi email của dịch vụ. Resend nhận địa chỉ email, tên người nhận và nội dung email.

Khi tổ chức chủ động bật một tích hợp (ví dụ webhook, ERPNext, Google Drive), dữ liệu được gửi tới dịch vụ đó theo cấu hình của tổ chức.

Tính năng trợ lý AI hiện đang tắt: không có nội dung nào được gửi tới nhà cung cấp AI. Chúng tôi sẽ cập nhật chính sách này trước khi bật tính năng AI.

5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Cloudflare và Resend xử lý dữ liệu ngoài lãnh thổ Việt Nam. Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài cho các bên này đang được chúng tôi chuẩn bị theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6. Thời gian lưu trữ

Dữ liệu tài khoản: trong thời gian tài khoản tồn tại.
Phiên đăng nhập: có hiệu lực 30 ngày; bản ghi phiên được lưu trong thời gian tài khoản tồn tại.
Nội dung workspace: cho tới khi người dùng hoặc quản trị viên xoá, hoặc workspace bị xoá. Tổ chức quyết định thời gian lưu nội dung của mình.
Mã xác minh email và liên kết đặt lại mật khẩu: chỉ có hiệu lực trong thời gian ngắn và không dùng lại được.

Khi tài khoản bị xoá, dữ liệu tài khoản được xoá khỏi hệ thống đang vận hành. Tin nhắn bạn đã gửi trong workspace của một tổ chức thuộc quyền quyết định của tổ chức đó.

7. Quyền của bạn

Bạn có quyền được biết, đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, xoá, hạn chế xử lý, phản đối xử lý, nhận bản sao dữ liệu của mình, và khiếu nại, tố cáo, yêu cầu bồi thường theo quy định của pháp luật.

Bạn có thể tự chỉnh sửa hồ sơ trong phần Cài đặt. Với các yêu cầu khác — kể cả xoá tài khoản và nhận bản sao dữ liệu — hãy gửi email từ địa chỉ đăng ký tài khoản tới [email protected]. Chúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu trong vòng 72 giờ và thực hiện trong thời hạn pháp luật quy định. Nếu bạn là chủ sở hữu một workspace, bạn cần chuyển quyền sở hữu hoặc xoá workspace trước khi xoá tài khoản.

Rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng tới việc xử lý đã thực hiện trước đó, nhưng có thể khiến chúng tôi không còn cung cấp được dịch vụ cho bạn.

8. Bảo mật

Dữ liệu được mã hoá TLS khi truyền. Mật khẩu chỉ được lưu dạng băm. Khoá truy cập của các tích hợp được mã hoá khi lưu. Quyền truy cập máy chủ được giới hạn cho nhân sự kỹ thuật cần thiết. Tin nhắn hiện chưa được mã hoá đầu-cuối: máy chủ có thể đọc nội dung để lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ giữa các thiết bị.

Khi xảy ra sự cố lộ lọt dữ liệu cá nhân, chúng tôi thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an) trong vòng 72 giờ và thông báo cho tổ chức, người dùng bị ảnh hưởng.

9. Trẻ em

CosmiAI là công cụ cho tổ chức và người đi làm. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em dưới 16 tuổi.

10. Thay đổi chính sách

Mỗi phiên bản có số phiên bản và ngày hiệu lực ở đầu trang. Khi thay đổi quan trọng, chúng tôi thông báo trên CosmiAI trước khi phiên bản mới có hiệu lực.

11. Liên hệ

Dữ liệu cá nhân: [email protected]. Câu hỏi chung: [email protected]. Địa chỉ: CÔNG TY TNHH ERPFIT, 134/33C Nguyễn Thị Thập, Phường Tân Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.